Что такое проект и почему проектное управление в компаниях необходимо?

Что такое проект?

Если обратиться к стандартам Project Management Institute (PMI), то можно сказать, что проект — это задача, у которой есть точное начало и точное завершение, направленная на создание уникального продукта, услуги или достижения конкретного результата.

Планирование протяженных во времени задач таких, как строительство гаража, проведение маркетинговой кампании, разработка сайта, и даже путешествие — все это можно представить как проект. Обычно проект включает в себя ряд взаимосвязанных задач, которые нужно выполнить в течение определенного времени, с учетом ряда требований и ограничений. Примером требований могут быть стоимость, качество, производительность и аналогичные показатели.

Почему важно управлять проектами?

Поскольку проекты часто являются сложными и вовлекают множество заинтересованных сторон, управление имеет решающее значение в выполнения поставленных целей. PMI отмечает, что компании, использующие проектное управление, точнее придерживаются графика и объема работ, стандартов качества и чаще достигают ожидаемых выгод.

Давайте разберем шесть причин, почему проектное управление в компаниях необходимо:

Реалистичность планов

Зачастую компании слишком оптимистично настроены при постановке сроков, ключевых показателей проектов, а также оценки бюджетов на реализацию инициатив. Планирование помогает всем заинтересованным сторонам, спонсорам, командам проекта определить желаемые цели, снизить риски, выполнить работы в срок. В итоге качество реализации разработанного продукта или услуги значительно повышается.

Руководитель проекта учитывает внешние и внутренние факторы, влияющие на реализацию инициатив, и устанавливает достижимые цели, сроки и реалистичные бюджеты. Без тщательного планирования проект может быстро «свернуть с пути» едва начавшись.

Четкое целеполагание

«…— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
— …только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.»

Этот пример из сказки Льюиса Кэрролла «Приключения Алисы в Стране чудес» помогает понять необходимость ставить четкие и понятные цели.

Отсутствие четких целей приводит либо к провалу всего проекта, либо к несоблюдению его сроков и перерасходу бюджета.

Стратегическое выравнивание

Важным преимуществом проектного управления является интеграция проекта с бизнес стратегией предприятия. Марк Лэнгли, президент и главный исполнительный директор PMI, предупреждает: «Если ваша организация плохо справляется с управлением проектами, вы слишком рискуете с точки зрения конечной реализации стратегии».

Контроль планирования и выполнения проекта поможет обеспечить соответствие общих целей проекта, его последующих задач и этапов стратегии организации. Стратегическое согласование на каждом этапе проекта держит всех заинтересованных лиц в курсе и гарантирует, что ваши действия совпадают со стратегией бизнеса.

Управление коммуникациями

Ключевым фактором в управлении проекта является общение — необходимость быть в курсе текущего статуса и проблем всем заинтересованным лицам. Вся команда должна иметь общее понимание конечного результата, регулярно синхронизировать имеющуюся информацию и работать для достижения общей цели.

Управление коммуникациями проекта состоит из 3-х базовых групп процессов:

• Планирование коммуникации — процесс создания правил, в которых отражено кто, как и когда информирует других участников проекта о каком-либо проектном событии.

• Управление коммуникацией — набор процессов, связывающих всех участников команды, призванных обеспечить единое информационное поле проекта.

• Контроль коммуникацией — набор процессов, позволяющих проконтролировать донесение информации до участников проекта и верную трактовку информации с их стороны.

Контроль качества

Контроль качества является важным компонентом управления проектами. Ваш проект может соответствовать всем параметрам времени и бюджета, но, если стандарты качества не будут соблюдены, проект будет считаться неудачным.

Снижение затрат

Управление проектами снижает стоимость деятельности компаний за счет повышения эффективности работ, снижения вероятности возникновения рисков и оптимизации использования ресурсов организации. Даже с учетом дополнительных затрат на проектную команду, в итоге организация экономит значительно больше.

Какие основные роли в проекте?

Успешные проекты являются результатом тщательного планирования, а также таланта и качества взаимодействия между участниками проекта. Проект не может двигаться вперед без ключевых членов команды, но не всегда понятно, кто эти люди или какую роль они играют в проекте. Если роли и обязанности в проекте четко не определены, результатом может быть ситуация, когда никто не берет на себя ответственность за какую-либо работу или функцию, или споры, когда несколько членов команды пытаются делать одну и ту же работу. Для предотвращения подобных ситуаций каждый участник команды должен понимать свою роль.

Ниже приведены основные роли проекта:

Заказчик проекта — лицо, формулирующие требования к проекту и являющееся получателем основного результата, называемого конечным продуктом.

Основные функции:

• Описание требуемых результатов проекта;
• Контроль исполнения проекта в контрольных точках;
• Приемка промежуточных и окончательных результатов проекта.

Куратор (или спонсор проекта) — лицо, которое предоставляет ресурсы и поддержку проекта для достижения целей.


Основные функции:

• Поддержка проекта на высшем уровне;
• Избавление от организационных препятствий;
• Определение ценности, которую необходимо оставить в продукте на основании требований Заказчика.

Стейкхолдеры (или заинтересованные лица) — лица, которых затрагивает проект, либо те, кого проект не затрагивает, но они могут на него повлиять (могут быть абсолютно разные в зависимости от проекта). Например: спонсор проекта, заказчик проекта, куратор проекта, либо менеджер проекта со стороны заказчика, управляющий комитет, команда проекта (админы, внешние эксперты), команда разработки (фрилансеры и внутренние исполнители), весь состав участников со стороны заказчика, посредники, консультанты, конечные пользователи (если мы делаем внешний продукт).

Менеджер проекта — лицо, которому заказчик или инвестор делегируют полномочия по руководству работами в рамках проекта: планирование, контроль и координация работ всех участников проекта.

Основные функции:

• Планирование и мониторинг проекта;
• Оценка стоимости проекта;
• Организация и мотивация проектной команды;
• Контроль объема, сроков и качество выполняемых работ;
• Анализ и управление рисками;
• Мониторинг прогресса.

Проектная команда — специалисты с требуемым уровнем компетенций, которые активно работают на одном или нескольких этапах проекта. Это могут быть штатные сотрудники или внешние консультанты, работающие над проектом на условиях полной или частичной занятости.

Основные функции:

• Вклад в общие цели проекта;
• Выполнение задач проекта;
• Предоставление экспертизы;
• Работа с пользователями для установления и удовлетворения бизнеса;
• Документирование выполненных работ.

Какие основные этапы проекта?

Любой проект состоит из четырех основных этапов:

1. Инициализация
   На данном этапе проект официально стартует, собираются и анализируются требования к проекту;
2. Планирование
   
   Разработка плана осуществляется с учетом стоимости, объема, продолжительности, качества, коммуникаций, рисков и ресурсов;
3. Выполнение
   
   Во время выполнения станет понятно, всё ли Вы учли на этапе планирования и поможет понять будет ли проект успешным или неудачным;
4. Завершение
   
   Проект официально закрывается и включает ряд задач таких как: поставка продукта Заказчику, освобождение ресурсов, вознаграждение членов команды.

Надо понимать, что это четыре основных этапа, но они могут дополняться другими этапами в зависимости от того, какой проект мы реализуем, какие задачи стоят перед нами.

Какая проектная документация необходима?

Когда ваш бизнес сосредоточен на эффективности, сокращении издержек и скорости выхода продукта на рынок, создание большого количества документации может показаться контрпродуктивным. Тем не менее опытные руководители проектов рекомендуют создавать набор документов, регламентирующий ход проектной деятельности. Регламентирующая документация может быть оформлена как в виде бумажных документов, схем и графиков, так и в виде информации в специализированных системах проектного управления.

Проектная документация — набор документов, необходимых для того, чтобы проект был выполнен качественно, в срок и для удобства поддержки/доработки решения.

Процесс документирования имеет более глубокую цель, чем просто создание стопок бумаги, а именно:

• Стимулирует и структурирует критическое мышление при планировании целей, рисков и ограничений проекта;
• Обеспечивает синхронизацию команды и других заинтересованных лиц и информирует об изменениях, проблемах и ходе проекта;
• Представляет собой контейнер памяти для управления уровнем детализации. Невозможно всё удержать в голове. Это включает в себя и мелкие детали, которые легко упустить, и более значимые вещи, которые легко запомнить сегодня, но которые будут забыты со временем или в связи с кадровыми изменениями.

Устав проекта

Устав проекта — это документ, который формализует ключевые договоренности по всем измерениям проекта между его участниками.

Устав проекта определяет каркас проекта минимум в 5 измерениях:

• Цели и требования к реализации проекта;
• Задачи проекта;
• Риски;
• Участники;
• Правила.

Также могут добавляться другие измерения — ресурсы, бюджет и др.

План проекта

План проекта — документ, описывающий последовательность и сроки достижения проектных задач с учетом взаимосвязей между ними. Включает план найма и высвобождения ресурсов и трат по статьям проектного бюджета.

Для чего нам нужен план проекта:

• Чтобы не забыть что-то существенное во время выполнения проекта;
• Чтобы любой член команды, в любой момент времени сам понимал, что ему делать сейчас.

В плане необходимо определить этапы проекта, срок выполнения, а также трудоемкость реализации. Важно, чтобы план всегда находился в актуальном состоянии (иначе им перестанут пользоваться), доступным (для тех, кому он нужен), разумно подробным (многословный план также бесполезен, как и поверхностный).

Техническое задание:

Техническое задание (ТЗ) — это документ на уровне стратегии, который определяет задачи и обязанности, требуемые от исполнителя проекта. В документе так же указываются входные и выходные данные, бюджет проекта, график работ и должностные инструкции.

ТЗ описывает продукт, но не проект и должно отвечать на вопрос «Что делаем?», но не «Как делаем?». Цель Т З заключается в определении количества и типа работ, которые будут осуществлены в рамках проекта. Это руководящий документ, который определяет отношения между всеми заинтересованными сторонами. ТЗ разрабатывается после определения целей и планирования проекта.

Журнал регистрации рисков/проблем.

Журнал рисков — документ, идентифицирующий возникающие проектные риски и описывающий механизмы минимизации вероятности их возникновения.

Формируя Журнал рисков, обязательно стоит учесть:

• Риск связан только с будущим событием;
• Если основные риски определены, то мы можем заранее выработать механизм для его устранения;
• Событие может привести к отклонению от ожидаемых результатов деятельности как с негативными последствиями, так и позитивными. Обычно мы смотрим на риски с позиции негатива, например, если кто-то уйдет из команды, не согласован срок и т. д. Но риски так же могут быть и позитивными — например, мы быстрее закончили проект или сократили бюджет проекта;
• Для каждого риска должна быть проставлена вероятность, которая характеризует наступление рискового события;
• Для каждого рискового события должна быть указана величина возможных последствий.

Без проектного управления бизнес непременно столкнется с целым набором негативных последствий: хаотичным управлением и отсутствием целеполагания, регулярным срывом сроков исполнения обязательств и постоянной нехваткой ресурсов. Внедрение проектного управления не происходит мгновенно. Обычно оно растягивается на несколько лет с постепенным повышением уровня зрелости механизмов и процессов взаимодействия, повышением уровня осознанности персонала и сопутствующим улучшением показателей деятельности компании.

Важно понимать, что проектное управление не панацея, а важный инструмент в бесконечном процессе роста и обновления бизнеса, который позволяет компаниям минимизировать риски и увеличить потенциал для успешной реализации целей.